Botti ohjaa työntekijän koko offboarding-prosessin läpi: lähtöhaastattelu tekoälyllä, tehtävien siirto, laitteiden palautus, poistumislista ja ryhmistä poistuminen.

Tekijänoikeussuoja kopiointia vastaan

Kehittäjä saa viestin botilta Telegramissa: «Aleksi, olet siirtymässä uuteen paikkaan — käydään läpi offboarding. Kestää noin 20 minuuttia.» Botti käynnistyy automaattisesti ATS:stä työntekijän tilan muuttuessa tai HR:n lähettämän linkin kautta. Se ohjaa työntekijän vaihe vaiheelta lähtöhaastattelun, tehtävien siirron seuraajalle, laitteiden palautuksen, poistumislistan ja yrityksen chat-ryhmistä poistumisen läpi. Lopullinen tilakortti jokaisesta vaiheesta lähetetään HR-managerille.

Miksi se toimii

🤖 Tekoälyhaastattelu, ei lomake — botti syventää vastauksia ja kysyy seuraavan kysymyksen edellisen perusteella

📋 Tehtävät roolittain — HR lataa suunnitelman kerran, botti soveltaa sitä jokaiselle roolille

🔔 Poistumislista automaattisesti — IT ja talousosasto saavat ilmoitukset ilman manuaalisia muistutuksia

📊 HR näkee jokaisen vaiheen tilan — mitään ei katoa työntekijän lähtiessä

KPI:t

⏱ −3–5 tuntia HR-työtä per offboarding — kaikki vaiheet automatisoitu

📁 100 % tehtävänsiirrosta dokumentoitu — projektit, yhteystiedot, riskit taulukossa seuraajalle

🔒 Käyttöoikeudet poistetaan viimeisenä päivänä — IT saa automaattisen ilmoituksen

💬 Lähtötietojen laatu ×2–3 — tekoäly saa esiin todelliset syyt, ei muodollisia vastauksia

Kenelle

Esitetty IT-yrityksen tapauksella (kehittäjän skenaario), muokattavissa mihin tahansa yritykseen jolla on säännöllistä henkilöstövaihtuvuutta: teknologiayritykset, vähittäiskauppa, pankit, toimistot, tuotanto, terveydenhuolto.

Näin se toimii

HR lataa kerran tehtävätaulukon roolittain — erilliset sarjat kehittäjille, managereille, HR:lle, suunnittelijoille. Kun työntekijä lähtee, botti käynnistyy automaattisesti ATS:stä (Workday) tai HR:n linkin / QR-koodin kautta. Kaikki muu on täysin automaattista: lähtöhaastattelu, tehtävien siirto, laitteiden palautus, poistumislista, chat-ryhmistä poistuminen. Lopullinen tilakortti lähetetään HR-managerille.

Botti toimii Telegramissa, Slackissa tai MAX:ssa — missä tiimi työskentelee. Ensimmäinen viesti selittää työntekijälle, miksi offboarding on tärkeää hänelle henkilökohtaisesti: maine, siisti lopetus, tiimin auttaminen. Kun työntekijät ymmärtävät henkilökohtaisen arvon, suoritusprosentti on korkeampi eikä HR:n tarvitse muistuttaa joka vaiheessa.

Botti ohjaa työntekijän peräkkäin läpi jokaisen osaston poistumislistassa — IT, talous, HR, hallinto. Jokaisessa kohdassa botti näyttää, mitä täytyy palauttaa ja kenelle, ja ilmoittaa vastuuhenkilölle automaattisesti — ei puheluita, ei manuaalisia muistutuksia HR:ltä.

Poistumislistan rakenne:

💻 IT — palauta laitteet, poista käyttöoikeudet ja VPN. IT saa automaattisen ilmoituksen

💰 Talous — sulje kulukorvaukset ja matkaennakot

📄 HR — allekirjoita irtisanomisasiakirjat

🔑 Hallinto — palauta kulkukortti, avaimet, parkkikortti

✅ Lopuksi — HR saa kortin jokaisen kohdan tilasta

Jira- tai Asana-integraation avulla botti noutaa automaattisesti työntekijän avoimet tehtävät ja hoitaa siirron suoraan chatissa: jokaisesta tehtävästä se kysyy kenelle siirtää ja pyytää kommentin seuraajalle. Tiedot tallennetaan taulukkoon — ei malleja, ei linkkejä, ei manuaalista täyttämistä.

HR näkee jokaisen lähtevän työntekijän jokaisen vaiheen tilan reaaliajassa. Kuka on suorittanut lähtöhaastattelun, kuka ei ole palauttanut laitteita, missä poistumislista on jumissa — kaikki yhdessä taulukossa ilman manuaalista seurantaa.

HR lataa tehtäväsuunnitelman kerran — jokaisella roolilla on oma vaihejoukkonsa. Botti antaa tehtävät oikeaan aikaan ohjeistuksineen. Työntekijä voi kirjoittaa vastauksen botille, lähettää asiakirjan tai nauhoittaa ääniviesti — dokumentoidakseen siirron missä tahansa muodossa.

Miten aloittaa

Malli toimii Business-paketilla. Räätälöinti yrityksellesi — alkaen 500 € kertamaksulla.

1. Varaa demo

Käymme läpi offboarding-prosessisi, esittelemme mahdollisuudet ja ehdotamme käyttöönottopanosuunnitelmaa

2. Pidämme valmistelupalaverin

Keräämme tiedot: roolit, siirtovaatimukset, laitelistat, säännöt

3. Käynnistämme ja testaamme botin

Lataamme tehtävätaulukon roolittain, yhdistämme ATS:n (Workday) tai määritämme käynnistyksen linkin / QR-koodin kautta

4. Maksa käyttöönotto

Vasta kun olet vahvistanut, että kaikki toimii

Mitä valmistella:

📋 Tehtävätaulukko roolittain — vaiheiden lista kullekin roolille (voimme auttaa luomaan)
🔗 ATS-käyttöoikeus (Workday) — automaattista käynnistystä varten tilan muuttuessa
🏢 Osastolista poistumislistaa varten — IT, talous, HR
📩 Vastuuhenkilöiden yhteystiedot — kuka saa lopullisen tilakortin

Mitä muuta voidaan yhdistää

Malli laajenee prosessiesi mukaan:

📋 Tehtäväseurantatyökalut — Jira, Asana, YouTrack: botti analysoi automaattisesti työntekijän avoimet tehtävät

🗂️ Tietopankit — Notion, Confluence: linkki siirtomalliin lisätään automaattisesti

✉️ Sähköposti-ilmoitukset — HR ja IT saavat sähköpostin jokaisen vaiheen yhteenvedosta

Usein kysytyt kysymykset

Miten botti tietää, että työntekijä on lähtenyt?

ATS-integraation (Workday) kautta: kun työntekijän tila muuttuu, botti käynnistyy automaattisesti. Vaihtoehto — HR lähettää työntekijälle henkilökohtaisen linkin tai QR-koodin manuaalisesti.

Täytyykö botti konfiguroida erikseen jokaiselle roolille?

Ei. HR lataa tehtävätaulukon kerran eri roolien vaihejoukkojen kanssa. Botti soveltaa automaattisesti oikeaa joukkoa lähtevän työntekijän roolin perusteella.

Miten tekoälyhaastattelussa saadut tulokset tallennetaan?

Vastaukset tallennetaan BuddyBot-taulukkoon. HR näkee jäsennellyn yhteenvedon jokaisesta työntekijästä: lähtösyyt, tiimi- ja prosessiarvioinnit, NPS-indikaattori.

Voidaanko mallia käyttää ilman ATS-integraatiota?

Kyllä. HR lähettää työntekijälle henkilökohtaisen linkin tai QR-koodin — botti käynnistyy manuaalisesti. ATS-integraatio nopeuttaa prosessia, mutta ei ole pakollinen.

Mitä viestikanavia botti tukee?

Telegram, Slack ja MAX (VK Teams). HR valitsee kanavan käyttöönoton yhteydessä — botti mukautuu viestikanavan käyttöliittymään.

Työntekijän offboarding: AI-botti HR:lle