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So funktioniert es
HR lädt einmal eine Aufgabentabelle nach Rolle — separate Sätze für Entwickler, Manager, HR, Designer. Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, startet der Bot automatisch aus dem ATS (Personio) oder per Link / QR-Code von HR. Der Rest läuft vollautomatisch: Exit-Interview, Aufgabenübergabe, Geräterückgabe, Offboarding-Checkliste, Chat-Austritt. Eine finale Statuskarte für jede Phase geht an den HR-Manager.
Der Bot läuft in Telegram, Slack oder MAX — wo auch immer das Team arbeitet. Die erste Nachricht erklärt dem Mitarbeiter, warum Offboarding für ihn persönlich wichtig ist: Reputation, ein sauberer Abschluss, Teamunterstützung. Wenn Mitarbeiter den persönlichen Wert verstehen, ist die Abschlussrate höher und HR muss nicht bei jedem Schritt nachfassen.
Der Bot führt den Mitarbeiter sequenziell durch jede Abteilung der Offboarding-Checkliste — IT, Buchhaltung, HR, Verwaltung. Für jeden Punkt zeigt der Bot, was übergeben werden muss und an wen, und benachrichtigt den Verantwortlichen automatisch — keine Anrufe, keine manuellen Erinnerungen.
Aufbau der Offboarding-Checkliste:
💻 IT — Geräte zurückgeben, Zugänge und VPN entziehen. IT erhält automatische Benachrichtigung
💰 Buchhaltung — Spesenberichte und Reisekosten abschließen
📄 HR — Kündigungsdokumente unterschreiben
🔑 Verwaltung — Ausweis, Schlüssel, Parkausweis zurückgeben
✅ Abschluss — HR erhält eine Karte mit dem Status jedes Punktes
Mit Jira- oder Asana-Integration zieht der Bot automatisch die offenen Aufgaben des Mitarbeiters und führt die Übergabe direkt im Chat durch: für jede Aufgabe fragt er, an wen sie übertragen wird, und bittet um einen Kommentar für den Nachfolger. Daten werden in einer Tabelle gespeichert — keine Vorlagen, keine Links, kein manuelles Ausfüllen.
HR sieht den Status jeder Phase für jeden ausscheidenden Mitarbeiter in Echtzeit. Wer das Exit-Interview abgeschlossen hat, wer die Geräte nicht zurückgegeben hat, wo die Checkliste hängt — alles in einer Tabelle ohne manuelles Tracking.
HR lädt den Aufgabenplan einmal — jede Rolle erhält ihren eigenen Satz von Phasen. Der Bot gibt Aufgaben zum richtigen Zeitpunkt mit Anweisungen heraus. Der Mitarbeiter kann im Bot antworten, ein Dokument senden oder eine Sprachnachricht aufnehmen — um die Übergabe in jedem Format zu dokumentieren.