Mitarbeiter erledigen HR-Anfragen im Messenger: stellen Anträge, melden sich für Kurse an und erhalten Antworten von KI.

GPT HR Slack Telegram

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Jedes Unternehmen hat Dutzende von Systemen: CRM, LMS, Aufgaben-Tracker, HR-Plattform, Unternehmens-E-Mail. Mitarbeiter erinnern sich nicht mehr, wo sie Urlaub beantragen, Kontaktdaten eines Kollegen finden oder sich für einen Kurs anmelden können. Sie öffnen das falsche System, schreiben an HR und warten auf Antwort.

Der Bot wird zum einzigen Einstiegspunkt im Messenger, den Mitarbeiter täglich öffnen. Urlaubsanträge, Bescheinigungen, Kursanmeldung, Kollegensuche, IT-Anfragen — alles in einem Menü, ohne Login in verschiedene Portale. Die Anfrage geht automatisch an das richtige System — der Mitarbeiter bekommt eine Antwort, nicht HR.

Warum es funktioniert

🗂 Mitarbeiter müssen nicht überlegen, wohin sie sich wenden — alles in einem Menü im gewohnten Messenger

⚡ Anträge gehen ohne manuelle Eingabe ins CRM — der Vorgesetzte sieht die Aufgabe sofort

🤖 Kein Erinnern, welches System was hat — der Bot weiß alles und antwortet in 20 Sekunden

🎓 Kursanmeldung ohne E-Mails und Genehmigungen — der Mitarbeiter wählt selbst und erhält eine Bestätigung

Lösung-KPIs

⏱ 1 Einstiegspunkt statt 5–7 Systeme — Mitarbeiter finden das Gesuchte in 30 Sekunden ohne andere Portale zu öffnen

📊 0 verlorene Anträge — jede Anfrage erstellt automatisch eine Aufgabe im CRM

🤖 20 Sekunden — Antwortzeit für jede HR-Frage rund um die Uhr

🎓 Mehr Mitarbeiter schließen Schulungen ab — die Anmeldung dauert 30 Sekunden statt einer E-Mail an die Schulungsabteilung

Für wen

Aufgebaut auf einem IT-Unternehmens-Fallbeispiel (150+ Mitarbeiter, CRM + LMS), anpassbar an jedes Unternehmen mit HR-Prozessen: Technologieunternehmen, Banken, Einzelhandel, Agenturen, Produktion, Gesundheitswesen, Telekommunikation.

So funktioniert es

Beim ersten Start authentifiziert sich der Mitarbeiter über den Bot — gibt seine Unternehmens-E-Mail oder seinen Namen ein — und erhält Zugang zum Self-Service-Portal mit auf seine Rolle und Abteilung zugeschnittenen Bereichen.

HR richtet den Bot einmalig ein: lädt die Wissensbasis für den KI-FAQ, verbindet CRM und LMS, konfiguriert den Unternehmensshop-Katalog und das Mitarbeiterverzeichnis nach Abteilungen. Danach arbeitet der Bot selbstständig — nimmt Anträge entgegen, beantwortet Fragen, meldet zu Kursen an, zeigt Aufgaben aus dem CRM. Mitarbeiter interagieren im bevorzugten Messenger: Telegram, Slack oder einer Unternehmens-App.

Der Mitarbeiter sieht beim Öffnen des Bots sofort ein Hauptmenü mit 7 Bereichen. Jeder Bereich führt in seinen eigenen Ablauf. Ein Urlaubsantrag wird im CRM in 3 Nachrichten erstellt: Art wählen, Datum eingeben, bestätigen. Der Vorgesetzte erhält automatisch eine Benachrichtigung.

Der KI-Assistent beantwortet HR-Fragen aus der Wissensbasis des Unternehmens — Vorschriften, Richtlinien, Anleitungen. Der Schulungsbereich ist mit dem LMS verbunden: Der Mitarbeiter sieht verfügbare Kurse, wählt aus und meldet sich mit einem Klick an.

Was der KI-FAQ kann:

❓ Wie man eine Dienstreise, Urlaub, Krankenstand beantragt

✅ Schritt-für-Schritt-Antwort aus der Wissensbasis in 3 Sekunden

❓ Wie man eine Bescheinigung oder ein Dokument erhält

✅ Anleitung + Link zur entsprechenden Richtlinie

HR sieht alle Mitarbeiteranfragen in Echtzeit in einer Tabelle: Bereich, Anfragetyp, Details, Status, Datum. Der Filter nach Bereich zeigt nur Anträge, nur Schulungen oder nur Feedback.

Der Unternehmens-Bonusshop zeigt das Guthaben des Mitarbeiters und den Geschenke-Katalog — Auswahl und Bestellung in zwei Klicks direkt im Bot. Die Mitarbeitersuche funktioniert nach Abteilungen: Abteilung wählen, Person wählen — Kontaktdaten und E-Mail im Messenger erhalten.

So starten Sie

Das Template läuft im Business-Tarif. Einrichtung für Ihr Unternehmen — ab 500 € einmalig.

1. Demo buchen

Wir besprechen die HR-Prozesse Ihres Unternehmens, stellen die Bot-Funktionen vor und schlagen einen Einrichtungsplan vor

2. Wir führen ein Vorbereitungsgespräch

Wir sammeln Informationen: Unternehmensstruktur, benötigte Portal-Bereiche, CRM und LMS für die Integration, Unternehmensgeschenke-Katalog

3. Wir starten und testen den Bot

Wir verbinden CRM und LMS, konfigurieren das Menü und die Mitarbeiterverifizierung, laden die Wissensbasis für den KI-Assistenten

4. Einrichtung bezahlen

Erst nachdem Sie bestätigt haben, dass alles funktioniert

Was vorzubereiten ist:

📋 Liste der Abteilungen und Mitarbeiter — für den Bereich „Kollegen finden"
🧠 Wissensbasis — Richtlinien, Vorschriften, FAQ für den KI-Assistenten
🔗 CRM-Zugang (Personio) — für automatische Antrags- und Aufgabenerstellung
🎓 LMS-Zugang — zur Anbindung des Kurskatalogs und Schulungsstatus
🎁 Unternehmensgeschenke-Katalog — für den Bonusshop (optional)

Was noch verbunden werden kann

Das Template lässt sich an Ihre Prozesse anpassen:

📁 Elektronische Dokumentenverwaltung (DocuSign, Adobe Sign) — digitale Anträge und Dokumentengenehmigungen ohne Papier
📚 LMS (Cornerstone, TalentLMS, Docebo) — Kursanmeldung, Schulungsfortschritt direkt im Bot
✅ Aufgaben-Tracker (Jira, Asana, YouTrack) — Aufgaben, Fristen und Status ohne Login
💬 Slack / Teams — Benachrichtigungen an den Unternehmens-Messenger durch Bot-Aktionen
📊 HR-Systeme (Personio, BambooHR) — Kandidatenstatus, Onboarding neuer Mitarbeiter
📅 Microsoft Outlook / Exchange — Raumbuchung und Terminplanung direkt aus dem Bot

Häufige Fragen

Wird ein Entwickler für die Einrichtung benötigt?

Nein. Das Template wird über die BuddyBot-Oberfläche ohne Code konfiguriert. Die Anbindung von CRM und LMS dauert 30 Minuten nach der Anleitung.

Woher weiß der Bot, wer sich meldet?

Beim ersten Start durchläuft der Mitarbeiter eine Verifizierung (Name oder Unternehmens-E-Mail). Danach kennt der Bot seine Abteilung, Rolle und Zugriffsrechte.

Kann der Zugang zu Bereichen nach Rolle eingeschränkt werden?

Ja. Zum Beispiel kann der Bereich „Meine Aufgaben" für Mitarbeiter ohne CRM ausgeblendet werden, und der „Geschenk-Shop" nur nach der Probezeit freigeschaltet werden.

Was passiert, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt?

Der Zugang wird über das HR-System oder manuell im BuddyBot-Panel widerrufen. Der Bot reagiert nicht mehr auf Nachrichten deaktivierter Nutzer.

Können eigene Bereiche hinzugefügt werden?

Ja. Das Template ist erweiterbar — Raumbuchung, IT-Anfragen, Unternehmensstruktur oder beliebige Bereiche lassen sich ergänzen.

Wie erfahren Mitarbeiter vom Bot?

Sie senden den Link in den Unternehmens-Chat oder Newsletter. Der Bot erklärt beim ersten Start selbst, was er kann. Der automatische Start aus dem CRM ist ebenfalls möglich — z. B. bei der Einstellung eines neuen Mitarbeiters.

HR-Bot: Mitarbeiter-Self-Service-Portal in Telegram und Slack